2018-09-07 企业法律风险控制

第一章? 销售... 1

第一节??? 销售业务分类.... 1

第二节??? 销售业务流程及风险要点.... 1

第三节??? 客户评审.... 2

第四节 销售合同签订要素.... 3

第五节 销售合同履行及收款.... 4

第二章 采购... 5

第一节 采购业务分类.... 5

采购业务根据不同的标准,有不同的划分:.... 5

第二节 采购业务流程及风险要点.... 5

第三节 供应商评审.... 5

第四节 采购合同签订要求.... 6

第五节 采购业务实行.... 7

第三章 物流... 8

第一节 运输方式分类.... 8

第二节 出入库流程及风险要点.... 8

第三节 货物签收(买卖合同纠纷中最易出现的风险点).... 8

第四章? 单据回收... 9

第一节 销售合同.... 9

第三节 补充协议.... 10

第四节 物流单据.... 10

第七节 担保文件.... 11

第八节 发票签收单.... 12

第九节 付款承诺书.... 12

第五章? 应收账款催收... 12

第一节 催收原则及技巧.... 12

第二节? 债务人常见借口与应对方法.... 12

第三节 催收方式.... 13



第一章? 销售

销售这一环节的风险控制主要在两个方面,即客户评审与合同签订。以下将针对这两方面的风控操作流程及要点分别展开论述。

]第一节 ??销售业务分类

销售业务主要分为三类:现款业务、款到卸货业务和欠款业务。

现款业务:指客户全款到账后企业方可发货的业务,风险较小。

款到卸货业务:指客户未付款或只付部分定金的情况下企业代运发货,发货前需收到承运商盖章确认的运输指令单,待全款到账后方可卸货的业务。欠款业务:指客户未付款或只付部分定金的情况下企业交付货物的业务。

第二节 ?销售业务流程及风险要点

?

风险点1:客户评审,须流转《客户评审表》,评审的客户必须达到企业相关要求。(详见客户评审一节)

风险点2:实际签订合同需与表单流转的合同须一致。

风险点3:财务审核定金或货款支付情况,欠款业务和款到卸货业务如有定金,须定金到账;现款业务需全款到账,财务部才能在提单上加盖发货专用章。

风险点4:欠款业务按照合同约定时间付款,禁止拖欠货款,款到卸货业务须待财务部审核货款到账后才能卸货。

风险点5:质量异议是客户反馈的关于货物质量的问题,应由客户以书面方式提出,由采购员和销售员共同处理。


第三节?客户评审

客户评审,是指选取与企业在长期合作关系中资信状况良好,从未拖欠货款的终端客户,对其资质进行评审,确定其授信额度(即赊销额度)。通过评审的客户在授信额度内,由企业的销售员填写《欠款保证书》,经企业相关人员审批后可操作欠款业务。

一、客户评审标准

(一)赊销客户基本资质条件

1、该客户须为终端客户,且经营时间在三年以上,无不良信用记录;

2、该客户的注册资本不得低于2000万元人民币,且自主拥有土地产权的生产经营场地不得少于50亩。没有土地的,可要求提供担保;

3、该客户厂房内应具有高端装备或精加工生产设备,生产繁忙,有一定库存;

4、该客户的产品应具有较高的技术含量;


(二)赊销客户的其他考核要素

1、对客户实际控制人的操守评价:如,老板离过婚、爱赌博、个人信用不佳、好吹嘘、脱离实际、避谈企业实际运转情况等均不考虑。

2、行业影响及实力:如,该企业在行业间的影响及口碑不好,同时信誉度低下,在建项目投资与其自身实力不匹配,差距太大的要高度警惕;

3、生产经营状况:设备简陋、存货不多甚至没有,是一定不能做的;

4、员工与企业的关系:员工对该企业牢骚满腹、有怨恨、精神不足的不能做;企业拖欠员工工资的坚决不能做;

5、 有关客户的其他情形:如办公室装修豪华,但车间管理混乱的不能做;谈业务、签合同中对我方的意见答应过于爽快,例如,提到交易价格高一点无所谓,或者对企业的合同条款满口答应等,一定要高度警惕,理性分析企业实力。对于企业正门上显示的名称与其营业执照上名称不符的更要提高警惕,进一步了解不一致的原因,并让客户出具关联证明。

6、回款多次超期、前一两笔货款较少回款及时,但突然赊购巨额货物的,存在合同诈骗的风险。或者,尚有超期应收款未能收回的,取消该客户的赊销客户资格




(二)业务员提供客户四证??

业务员在提交《赊销客户评审表》时需提供被评审客户的四证复印件交由相关人员审批。复印件必须真实、有效、字迹清晰,并带有当年有效年检签章。

三、赊销客户评审管理

(一)评审周期

评审周期为3个月,超过3个月以上须重新进行评审。在业务操作过程中发现客户资信情况不良,应当及时注销评审客户资格,并通知所在子企业总经理和财务,同时上报集团风控部备案。

(二)赊销客户评审资格的修改、更新及注销??

1、各子企业应在操作前,需向集团相关部门上报赊销客户的最新资信情况,集团相关部门对所上报情况进行分析后,调整赊销客户信用额度及操作方式。

2、客户评审等级需做升级调整的,应当重新进行评审。原有四证资料在有效期内的可继续使用。客户变更企业经营信息的,应当及时更新客户评审资料。赊销客户评审在修改、更新、注销后均须到财务部及集团风控部、运营部作变更备案。

(三)赊销客户评审查询??

如果A子企业需要评审的客户已在B子企业评审过(该客户不在B子企业保护期内),A子企业业务员可以向集团企业运营部查询,由运营部内部协调完成并作备案。


第四节 销售合同签订要素

欠款销售业务原则上务必采用企业格式合同文本。如果合同文本是双方协商版本或对方版本则须在赊销客户评审表中作为附件上传, 经审批通过方可操作。为规避无法及时回收货款的风险,以下就欠款销售合同的具体内容、签订欠款销售合同时应当遵守的基本原则进行先容。

一、欠款销售合同的具体内容

(一)欠款销售合同应当包含下列条款:

1、货物明细条款。对货物的具体规格、材质、产地、数量、价格等都要与客户确认无误,同时需与采购合同货物明细保持一致。

2、交货条款。建议不约定交货期,以防企业逾期交货所产生的违约责任。交货方式分为供方代运、需方自提、供货方代运。如果选择代运或者供货方代运的交货方式,交货地点必须具体到镇级以下。

3、货款结算条款。

3.1常见的付款方式有支票、电汇、银行汇票、银行承兑汇票(须明确贴息额、贴息时间、贴息人等事项)、贷记凭证、本票等。

3.2关于付款时间的约定,一般有以下三种方式:(1)货到无条件付款;(2)货到一定期限内无条件付款;(3)货到票到一定期限内无条件付款(具体以开票日期为准)。但需注意:“一定期限”必须量化,即明确为具体的时间。

4、溢短装条款。双方约定货物以实发重量为准,可在合同约定货物重量的一定百分比内增减。

5、质量异议条款。应当明确约定需方在货物交付后7天内,(若期限确需延长,务必保证该期限小于或等于采购合同中约定的期限)书面提出质量异议,并且将原货物予以封存不得改变原状,如果需方超出规定期限或未以书面方式提出质量异议,或货物已经使用,供方按照合同约定则可不予受理。

6、违约责任条款。该条款务必明确具体,尤其是需方应承担的逾期付款违约责任。若只提到“违约方承担应有的责任”,而不约定违约方需承担的赔偿金额或赔偿比例以及赔偿的计算基数等,从法律上来讲难以实行,且不利于企业货款的及时回收。若签订的为双方协商版本合同,务必确保合同中双方的违约责任对等。

7、清廉条款。明确要求需方不得对企业人员进行商业贿赂行为。

8、争议解决条款。合同中应当明确约定双方在本合同履行过程中所产生的一切争议,通过协商解决。协商不成的,可以通过企业所在地人民法院解决,最低要求是必须约定在原告所在地人民法院。同时需要注意:合同中约定“管辖地为双方所在地法院”或“上海有管辖权的法院”等,属于约定不明,将由被告所在地法院管辖。

需要注意的是,欠款销售合同必须经企业经办人员及对方经办人员的签字(需为名字全称)盖章(合同章或公章)后方能生效。


第五节 销售合同履行及收款

一、合同签订、变更

??? 销售合同的签订必须经过企业内部流程审批,经过相关部门审批同意后方可盖章操作。禁止将我方先行盖章的合同传真给对方单位,防止对方单位得到我方盖章的合同后随意更改、变更合同条款、将合同备份隐匿或不履行合同。销售合同上必须加盖客户的合同章或公章,且印章清晰。

在销售业务操作中,若合同条款发生改变,包括但不限于价格,交货数量,规格,材质,产地,交货期,交货地,交货方式等改变,必须在第一时间经子企业总经理同意,并将书面的补充协议交由法务部审核,重大变更需经总裁批准。业务人员应将变更后的合同或相关的补充协议交至子企业财务部保管,并通过传真和邮寄的方式递交风控部备案。

合同在履行过程中,可能由于外部或内部原因,造成合同无法继续履行,必须签订书面的合同解除协议,以避免企业承担未依约履行合同的风险。

二、发货、签收以及收款(欠款业务=赊销)

在物流发货前财务应先审核:第一、若合同约定定金或预付款,核实该款项是否到账,客户付款抬头与合同抬头是否一致;第二、双方盖章的销售合同是否收回,业务人员的欠款保证书原件是否收回。若其中一点不符,财务应及时通知物流停止发货。

物流部在发货前应先确认:第一、销售合同项下的货物是否采购完毕;第二、采购合同的相关明细与此次销售合同的明细是否一致;第三、合同约定的货物是否需要加工,如需加工的,货物是否已加工完成。以上几点均确认无误方可发货。

业务人员在发货前应确定货物具体的运输方式,供方代运的,由物流部安排已通过企业承运商评审的运输车辆运输,并给司机提供运输指令单、提单到指定仓库提货。承运商需按照指令单上的要求将所提货物送至销售合同约定的交货地址,并在交货后收回供方仓库出仓单原件和企业的出库码单原件,出库码单必须要有收货人签字或盖章、收货人真实的身份证号码、此次收货的实收重量及承运司机的联系方式和签名。需方自提的,必须要求提货司机持有客户的自提委托书及委托书载明的相关证件原件,委托书上必须有客户的盖章签字、提货司机的姓名和身份证号码、运输车辆车牌号以及驾驶证件代码等,业务员应认真核对委托书上的信息以保证货物的安全并保留司机的驾驶证复印件。

物流部将客户的实提重量进行核实,并确认实际采购的重量与销售的实提重量是否一致,不一致的,业务员需说明差异产生的原因,并在确认差异存在时将此次业务作盘盈亏处理。

三、质量异议处理

若货物出现质量异议,销售人员应提交书面情况说明,由法务部向供应商出具质量异议索赔函。不论操作何种销售业务,货物在完成入库、转库或换单时,物流和销售人员务必对货物进行检验,发现货物有表面质量问题时(如产地、尺寸、锈蚀、变形、麻点、凹坑、脱锌、漏涂等缺陷),应马上与供应商交涉,协商解决方案,同时上报风控部和主管领导。如未对货物进行检验,销售和物流人员将承担由此产生的所有损失。如有必要,须对货物的重量、材质(物理化学性能)等其他方面进行检验。若有问题,应及时与供应商交涉。(质量异议处理详细内容参照本书第??章相关内容)

四、单据收回

销售业务在合同履行完毕时必须将有关单据收回,这类单据包括但不限于出库单(出仓单)、运输指令单、出库码单(签收单)、入库单、对账函、合同原件、欠款保证书等,客户自提的还应有客户的授权书及司机签字盖章的提货单。

五、开具发票

????? 在客户签收货物后,由客户出具加盖公章(合同章、财务章)的开票确认函或对账函,确认收货重量、材质、规格、产地以及货物总金额等,各子企业财务核实无误后开具发票。





第二章 采购


第一节 采购业务分类

采购业务根据不同的标准,有不同的划分:

一、按交货期限可划分为:期货采购和现货采购。期货采购是指首次付款7天后到货的货物采购,现货采购是指首次付款7天内到货的货物采购。

二、按用途可划分为:原材料采购(一般指钢卷、钢板、油漆等)和辅料采购(一般指加工制造所需要的辅助材料)。

三、按付款和交货方式可划分为:现款现货采购和先货后款采购。现款现货采购是指先支付采购款给供应商,货款到帐后供应商转货权或者同意提货的采购模式。先货后款采购是指供应商先转货权或者同意先提货,后付款的采购模式。

四、按采购的途径可划分为:市场采购和钢厂采购,市场采购为向有现货资源供应商采购;钢厂采购为直接向钢厂订货采购。


第二节 采购业务流程及风险要点

采购业务流程:

风险点1:签订的采购合同应为企业格式版本

风险点2:若为现款现货采购,申请付采购款的前提是销售合同的全部货款或定金已确认到账。

风险点3:

(1)现货付采购款后三天内,采购、物流人员应当与供应商确认货物安全。

①转货权模式操作:供应商已进行货权转移(转货权的凭证应提交至财务部保管);②提货模式操作:收到供应商出具的提货单,凭单按时提货。

(2)期货分批付款分批发货,需采购员跟进货物交期,确保按时交货。

风险点4:采购员或仓管员于货物运输前应至供应商处查验货物质量,若发现包装破损等质量问题应及时与供应商沟通处理

风险点5:质量异议是销售客户反馈的关于货物质量的问题,应由客户以书面方式提出,并由采购员和销售员共同处理。质量异议产生后应当第一时间汇报,及时提供解决方案。


第三节 供应商评审

所有与企业合作的供应商都必须接受并通过企业评审,提供相关资料,了解该供应商的资信情况,便于更好的控制业务操作风险,提高资源采购质量,促进业务的良性发展。

一、 供应商选择原则

(一)基本原则

供应商应同时满足注册资金500万元以上、成立一年以上、人数大于15人、面积大于150㎡、无质量异议不处理行为、符合一票一清(指供应商开具的发票包括加工费、运费等类别的费用,涉及合同的全部金额脚注)、无企业离职人员(以集团调研为准)、自有库存供货。

(二)特殊原则

采购供应商为国企或外企资质,可适当放宽评审条件,评审专员说明具体情况后按照企业流程一事一议操作。

二、供应商评审流程

(一)收集评审基本资料。

评审基本材料包括最新年检营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、其他有关资质或证书、主营产品等。评审资料要求真实、有效、字迹清晰,复印件需加盖企业公章。

(二)实地考察采样

评审专员需到供应商生产经营现场实地考察,并对1、正门2、经营场所整体外观,办公场所营业情况3、自有仓库或加工工厂,进行拍照取样并存档记录。评审专员需确认实地取样照片是否与评审单位一致,且照片中有其本人与评审单位标识(正门)的合照及拍摄时间。

(三)评审表单流转

评审专员应提交评审表进行申请。评审表内容必须详细准确:联系人要求填写全名;联系人电话(或手机)必须真实;最近一年、三个月内的采购量必须准确;库存信息必须核实准确。

三、供应商评审管理

集团内采购供应商资源是共享的,采购人员可以从其他分企业已通过评审的采购供应商处进行采购。

四、采购评审的周期

评审专员进行实地考察评审,国企资质钢厂评审周期为一年一次,民营钢厂评审周期为半年一次,非钢厂供应商评审周期为每三个月评审一次,评审结果以OA流转为准。如无法提供有效资料证明及资质模糊的,评审周期均按三个月一次进行。采购人员需提供协助,但不得参与评审。

评审周期届满后三天内应完成复审,特殊情况制定评审计划报备财务部。

五、 评审注意事项

集团所有采购业务原则上均需通过评审方可进行采购,紧急采购的情况下,符合要求的采购供应商可先操作后评审,原则上本地三日内完成评审,外地十日内完成评审。特殊情况报备运营中心与财务部。

在合作过程中如发现供应商资质不符或出现重大过错,应当及时注销其评审资格,并通知总经理和财务,报风控中心备案。供应商变更企业经营信息的,应当及时更新评审资料。修改、更新、注销后均须到财务部及风控中心作变更备案。


第四节 采购合同签订要

采购业务原则上务必签订采购合同, 合同文本提倡采用企业版本。如果合同文本是双方协商版本或对方版本则须在供应商评审表中作为附件上传, 经审批通过方可签字或盖章。签订采购合同应注意以下几个方面:

一、明确合同标的。合同标的包括货物品名、牌号或材质、规格、产地、重量、单价,采购员必须仔细核对每一项明细,采购单价必须小于或等于销售单价,其余明细均需与销售合同保持一致。

二、明确付款方式。付款方式分为定金、全款(现款现货、先货后款)。如果以定金(订金)形式付款,则要明确定金(订金)的数额及用途。

三、 明确交货期间的价格政策,即价格是否锁定。

四、明确支付形式。常见的支付形式包括支票(必须要求企业财务在票据上加盖“本票据不得背书转让”字样的印章)、电汇、银行汇票、银行承兑汇票(必须明确贴息额、贴息时间、贴息人等事项)、贷记凭证、本票(必须要求企业财务在票据上加盖“本票据不得背书转让”字样的印章)等。

五、明确交货方式、时间及地点。采购合同的交货时间必须早于或等于销售合同的交货时间。如果合同约定的交货方式为供货方代运,则交货地点必须与销售合同交货地点一致。

六、 明确质量异议处理条款。采购合同中质量异议书面提出的时间必须约定为7天及7天以上;同时对质量异议的处理需明确为若需方对供方的处理方案不认可,供方承诺无条件退货。

七、明确违约责任条款。采购合同中违约责任至少要做到供需双方责任对等,供方承担的逾期交货的责任必须大于我方在销售合同中对客户承担的逾期交货的责任。

八、明确诉讼管辖条款。诉讼管辖法院必须约定明确,约定不明视为未约定,将直接在被告所在地法院诉讼,增加我方诉讼成本。


第五节 采购业务实行

一、合同签订、变更

1.1采购合同的签订必须经过企业内部流程审批,经过采购部门负责人、物流、财务经理、总经理、法务部、风控部、财务中心、运营部、集团总裁、资金部审批同意后方可盖章回传。禁止将我方先行盖章的合同传真给对方单位,防止对方单位得到我方盖章的合同后随意更改、变更合同条款、将合同备份隐匿或不履行合同。采购合同上必须加盖合同章或公章,且印章清晰。

1.2针对部分无合同操作的国企单位,采购人员需提供订货单、详细的情况说明,经过特批后方可操作。

1.3在采购业务操作中,若合同条款发生改变,包括但不限于价格,交货数量,规格,材质,产地,交货期,交货地,交货方式等改变,必须在第一时间经子企业总经理同意,并将书面的补充协议交由法务部审核。采购人员应将变更后的合同或相关的补充协议交至子企业合同管理人保管,并通过传真和邮寄的方式递交风控部备案。

1.4合同在履行过程中,可能由于外部或内部原因,造成合同无法继续履行,必须签订书面的合同解除协议,以避免企业承担未依约履行合同的风险。

二、采购付款

采购合同款项支付必须经过企业内部流程审批,经过采购部门负责人、物流、财务经理、总经理、法务部、风控部、财务中心、运营部、集团总裁、资金部审批同意后方可付款。采购人员需确认供应商与收款单位及开票单位抬头一致。

采购付款审批时,采购款项20万以内的总经理审批同意后即可付款;超过20万以上,需经集团审批完结后方可付款。特殊情况,总经理可以在审批未通过之前决定先行付款,如出现失职,总经理承担全责。

付款方式分为定金、全款。付款形式常见的包括支票、电汇、全国银行汇票、银行承兑汇票、贷记凭证(上海常见)、本票(上海常见)、华东在三省一市汇票(华东常见)等。除电汇外,以其它票据作为支付方式的,必须要求对方开具相应的盖章收据,支票、本票背面必须加盖“此票据不得背书转让”的字样,且支票头加盖收款单位签章,或票据复印件上加盖收款章,以视对方收到款项,防止出现支付上的风险。一旦出现支付风险,采购人员务必第一时间通知出纳,通过银行办理停止支付手续,并及时通知总经理进行追缴。

三、验收入库

市场采购情况下,要求付款的同时能从供应商处取得有效货权的提单或付款当天提货。如本批货物做库存,物流人员必须在24小时内将货物转货权。在转库过程中,须将转库费用降到最低。如本批货物直接销售,须将供应商提单在没有费用的情况下及时完成换单,工作,保证所有客户持有我方提单顺利提到货物。如客户在三天内未将该批货物提走,物流人员必须在12小时内完成转货权手续。在转货权过程中须将转货权费用降到最低;财务部对每日的采购付款作核销检查报告,风控部抽查,主要内容为采购的货物是否有提单、是否已提货、货权是否已转移至企业。

不论是钢厂采购还是市场采购,货物在完成入库、转库或换单时,物流和采购人员务必对货物进行检验,发现货物有表面质量问题时(如产地、尺寸、锈蚀、变形、麻点、凹坑、脱锌、漏涂等缺陷),应马上与供应商交涉,协商解决方案,同时上报风控部和主管领导。如未对货物进行检验,采购和物流人员将承担由此产生的所有损失。

如有必要,须对货物的重量、材质(物理化学性能)等其他方面进行检验。若有问题,应及时与供应商交涉。单笔市场(现货)采购量≥100吨的,应由客服部(物流部)或质检部将货物的检验报告做好存档工作。

若货物出现质量异议,采购人员应提交书面情况说明,由法务部向供应商出具质量异议索赔函。(质量异议处理详细内容参照本书第? 章相关内容)

四、收取发票

市场采购情况下, 签订合同付货款后15个工作日内应结清余款、收回货物发票。特批采购情况下,在货物验收入库、合同履行完毕后15个工作日内根据结算政策、返利补差政策、相关费用发票,对合同价格进行调整并与供应商进行核对结算,将发票与余款收回。如果余款作为下笔合同定金(订金)或货款时,须双方出具相关转账函件进行说明。













第三章??物流

物流环节的操作是重中之重,应在电脑系统、换单制度、资质审核上下大力度,应做到24小时实时监管。


第一节 运输方式分类

运输方式主要分为两类:代运和自提。

代运:根据买卖双方合同约定,由卖方运输,将货物送到约定交货地点的运输方式。

自提:根据买卖双方合同约定,由买方到指定地点自行提货的运输方式。


第二节 出入库流程及风险要点

物流环节出入库是关键,货物入库必须以取得仓库入库单、转货权证明或供应商提单为前提,取得相关单据并核实无误后方可入库。一般采购合同签订、采购付款后2日内需取得入库单据,核实规格、重量、品名、牌号、产地等信息进行入库。

货物出库前物流部需打印提货单,经物流部和财务部盖章确认后,仓库凭有效提单发货,物流部收到仓库出库单或客户签收单(出库码单)才能出库,仓库出库单、过磅单、客户签收单重量差异实行国家标准。

出入库环节风险要点:

(—)入库单据要清晰、完整,必须为原件,仓库入库单需仓库加盖入库章;转货权证明需供应商及仓库盖章确认,物流人员需仓库实地验货后方可入库。

(二)出库单据一般以仓库出库单为准,出库前物流部实地验货无质量问题后才能出库,货物出库后物流部需第一时间要求仓库提供出库单。


第三节 货物签收(纠纷风险点)

一、单据收回要求

必须在货物送达客户的2天内收回有效的收货证明原件:代运为出库码单;自提为提货委托书(客户作为自提方,我方应对于提货的地点以及货物的重量、数量进行认真核对,避免客户的错提或者多提)、委托人签字的提单、司机相关证件复印件(对于前来提货司机的身份应当进行再次确认,以避免冒充提货)、仓库出具的出库单。

根据运输指令,承运商有义务要求客户签收货物并及时将单据收回。客户在签收单据时,应在单据指定地方签名、盖章,并填写正确的日期,另外在客户签字前必须作出如下提醒:签名必须保持清晰,所签姓名必须是全称,不得出现只有姓氏或者职称(如王经理)的签名。要求客户盖章确认,或至少注明签收人身份信息,包括所属企业职位,最好留下名片。

出库码单签收,要求有签收人公章/财务章/合同章/采购专用章);若无法盖章,可由该企业授权代表进行签收须持有授权委托书。

若客户以货物重量不符、装货方式不符合客户要求、货物存在质量问题等为由拒绝签收,承运商应当及反馈,否则追究承运商违约责任。




第四章? 单据回收

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第一节 销售合同

在企业,销售合同的种类有欠款合同、现款合同和款到卸货合同三种。其中,欠款合同和款到卸货合同属于VIP业务合同,本节将详述这两种合同。

一、合同的内容审查

合同条款必须符合企业要求。第一、合同原则上应当使用企业合同版本,特殊情况下可以使用对方版本或者双方协商版本。第二、审查合同中是否有明确的交货时间。若企业未按合同约定的交货时间履行交货义务,应当签订补充协议。销售合同除自提外,交货地点必须明确至镇级以下。第三、合同条款应当约定具体的到款日期以及逾期付款的违约责任。

二、合同收回的程序要求

(一)合同收回时间。VIP业务在发货之前必须收到客户已盖章的清晰有效的合同传真件,由业务员将其传真至风控部。合同原件必须在合同签订的5日内由业务员收回,上海企业业务员在收到原件当天直接转交至风控部,其他各企业业务员在收到当天交至财务部,由财务部每周邮寄至风控部。(因集团总部和上海子企业均位于上海)

(二)客户盖章应当清晰完整且与需方名称完全一致,合同两页及两页以上的应当加盖骑缝章。合同中的手写条款应当在其上加盖双方的业务章。销售合同上必须有企业经办人的签名,以便明确责任。对方代表必须是全称,禁止出现张经理、李主任、王姐等口语化称呼。(三)原则性上要求对方单位先行盖章后我方再盖章,禁止将我方先行盖章的合同传真给对方单位,以防对方单位得到我方盖章的合同后随意更改、变更合同条款、将合同备份隐匿或不履行合同。若遇特殊情况,对方单位一定要求企业先盖章回传合同的,需合同备注条款填写“X月X日盖章签字回传有效”等字样,并要求对方单位盖章回传至企业时备注签收日期。


第二节 采购合同

一、合同的内容审查

合同条款必须符合企业要求。第一、合同原则上应当使用企业格式的采购合同版本,特殊情况下可以使用对方版本或者双方协商版本。第二、审查采购合同货物明细是否与对应销售合同一致。第三、合同中应有明确的交货时间和逾期交货的违约责任。若供应商逾期交货,应追究逾期交货的违约责任。第四、采购的结算方式分为现款现货和先货后款两种。若是先货后款操作,必须保证供应商交货后企业才能付款,如发生企业在未收货前先行付款情况,将追究相关人员责任。

二、合同收回的程序要求

(一)期货采购合同原件必须在合同签订的当天由采购业务员收回,上海企业业务员在收到原件当天直接转交至风控部,其他各企业业务员在收到当天交至财务部,由财务部每周邮寄至风控部。其他采购合同原件由采购员自行保管,风控部每月定期抽查。

(二)供应商盖章应当清晰完整且与供方名称完全一致,合同两页及两页以上的应当加盖骑缝章。合同中的手写条款应当在其上加盖双方的业务章。采购合同上必须有企业经办人的签名,以便明确责任。对方代表必须是全称,禁止出现张经理、李主任、王姐等口语化称呼。(三)原则性上要求对方单位先行盖章后我方再盖章,禁止将我方先行盖章的合同传真给对方单位,以防对方单位得到我方盖章的合同后随意更改、变更合同条款、将合同备份隐匿或不履行合同。

(四)实际签订的采购合同与OA审批流转的合同必须一致,否则视为严重违反企业的规章制度,企业可以做出扣分、降薪或马上解雇等处罚,如发生损失的,由相关责任人承担全部责任。


第三节 补充协议

所有VIP业务如遇到所签订的合同条款发生改变,包括但不限于价格、交货数量、规格、材质、产地、交货期、交货地、交货方式等的改变,必须签订补充协议。补充协议由业务经办人进行起草(重大、复杂补充协议也可以由法务部直接起草),经法务部审核并流转相关的用印申请单。在特殊情况下,可以解除原合同,流转《零售事业部欠款销售及欠款开票申请表》(VIP客户简化版),重新签订合同。

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第四节 物流单据

按照运输方式,物流单据分为自提业务物流单据和代运业务物流单据。自提业务物流单据包括客户盖章的授权委托书,企业签字或盖章的提单,受托人的身份证、行驶证、驾驶证等身份证明复印件;代运业务物流单据包括乐钢出库码单和运输指令单。此节仅详细阐述自提业务物流单据,代运业务的出库码单详见第三节。

一、授权委托书??

自提业务的授权委托书是指客户授权某车辆来企业提货的书面文件。授权委托书原则上应当使用企业版本,其上必须注明提货信息,车号,受托人姓名,身份证号,名称,联系方式等相关内容。委托书提货明细必须与合同、ERP及提单相对应,提货明细应为机打,若有手写,需由客户在手写处盖章确认。委托书其上还须有受托人的签字,超过两页的委托书必须加盖骑缝章。委托书是独立文件,不允许有附件。委托书为清晰的传真件即可。

二、提单

自提业务中的提单是指企业物流部门出具的、授权提货人(受托人)去货物存放仓库提走货物的单据。在企业,只有各子企业的物流部有权打印提单,销售人员无权打印提单。受托人需在提单存根联领单人处签字确认,禁止企业销售人员和物流部工作人员代签。

货物运输方式为自提的,将企业的提单交给客户或客户委托的人(提货人或者受托人)即完成交货,客户或者其受托人的签收证明即为交货证明。受托人来企业领取提单,须有客户盖章的授权委托书,并由受托人在提单上签字,留下受托人的身份证明复印件。若客户不来企业领取提单,可将提单先打印,不盖章传真至客户,由客户盖章后回传,原件2天内收回,严禁凭车号提货。

三、提货人(司机)身份证、行驶证、驾驶证等身份证明复印件

为确认提货人身份,物流部在收集授权委托书、提单的同时,还需收集受托人的身份证、行驶证、驾驶证等相关身份证明的复印件,并让其在复印件上签字确认。提单的签字人与身份证明复印件的签字人必须为同一人。

四、仓库出库单

仓库出库单作为企业入库、出库、返单的凭证之一,由物流部进行收集和归档,物流部需在收回仓库出库单原件时,审核仓库出库单上的基本信息与采购合同和销售提单内容是否一致,内容相符的进行下一步操作,例如入库、出库或返单等。

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第五节 出库码单

出库码单,是指客户对企业所送货物的规格、重量、时间等予以确认并签收的单据。

出库码单应当使用企业版本,且由客户签字盖章后回收至企业,理由如下,第一、规范、统一的出库码单是企业良好形象的体现,也可以避免不同仓库的出库码单因形式、颜色、大小等的不一而对企业的单据管理造成困难;第二、若直接使用仓库的出库码单,仓库的信息就会泄露,客户知道货物来源后,就有可能自行采购。

一、出库码单注意事项

(一)出库码单的明细包括提单号、品名、材质、钢厂、规格、预提重量、实际交货总重量,除实际交货总重量由承运商手写确认之外,其余明细均为机打生成。若出库码单中的货物明细与仓库的实际发货情况不符,承运商必须通知企业物流部,由企业重新制作正确的出库码单。

(二)如果承运商因特殊原因不能到企业拿出库码单原件的,可以将出库码单传真给承运商。

(三)承运商需根据过磅重量准确填写每个规格的实提重量并计算实提总重量,填写在出库码单上。承运商需在出库码单上手写签字确认身份,填写发货日期,在货物送达后,核实收货人的身份信息,并要求收货人如实签名、填写收货日期。出库码单一式三联,第三联交客户留档,第一、二联由承运商交回给企业。

(四)货物送达至客户处的2天内,承运商必须将出库码单和仓库的出库码单原件交回企业,之后方可结算运费。若发生客户未签收出库码单而卸货的情况,承运商将按照货物原价赔偿损失。

(五)风控部在收到出库码单时,应检查承运商和签收人是否签字,发货日期和签收日期是否填写完整,并核实货物明细是否与销售合同一致。出库码单严禁随意涂改和变更,如客户对实际交货重量有异议,可在空白处填写实际收货重量。出库码单有任何错误或填写不规范的,风控部应当退回物流部,由物流部重新安排承运商签回准确的出库码单,并以此单据作为结算运费的依据。

第六节 对账函

对账函适用于欠款业务。客户收货后,业务员应与客户进行对账,由客户在对账函上盖章,确认货物的收货日期、应付款日期、数量、重量、质量及货款金额等信息。

一、对账函收回时间

业务员必须在交货完毕两日内、物流部返单当天制作对账函与客户对账,并于当天收回清晰的传真件。原件在客户收货3日之内收集至财务部,由财务部统一归集至风控部。

二、对账函注意事项

(一)对账函中应当写明收货日期,收货日期由业务员根据合同是否约定交货时间来填写。如合同未约定交货时间,对账函的收货日期根据实际到货日期填写;如合同约定了交货时间,业务员需查看实际交货时间是否违约,若违约,按照合同约定交货时间进行填写,若未违约,按照实际到货日期来填写。

(二)对账函中的应付款时间由业务员根据合同约定的付款时间进行填写。若合同约定票到或是货到几日内进行付款的,业务员根据货到或者票到的天数进行计算并如实填写。

(三)除收货日期和应付款时间之外,对账函中的其他明细在ERP中自动生成。(为避免业务员及对方手动篡改)

(四)收回对账函时,业务员需细心查看对账函的交货日期、应付款时间、货物明细等是否符合合同约定,核对对账函条款是否有人为变更,手写条款是否合理,并查看盖章是否清晰、是否与销售合同签章一致。


第七节 担保文件

一、担保文件适用范围

为保证销售合同的履行,在客户资质不够或超额度操作时,客户需提供担保。担保文件有个人最高额担保函和企业最高额担保函,模板详见附件。

二、担保文件注意事项

(一)个人提供保证函的,需要我方人员当场见证保证人在《保证函》上签字确认。保证人签字应当使用正楷,做到字迹清晰可辨识,保证人签字处应当由本人摁手印,两张以上的保证函还应由保证人摁骑缝手印。保证人需提供本人的身份证复印件并由本人在复印件上摁手印。

(二)单位提供保证函的,必须加盖单位公章,超过一页的,加盖骑缝章,盖章的过程原则上需要我方人员在现场见证。担保单位需提供企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证及相关财产证明文件。

(三) 保证函在签字盖章的环节容易因造假或操作瑕疵造成保证承诺无效,业务员在签订过程中有任何疑义,需联系法务部。

(四)签订担保文件时,业务员需注意合同的签订时间是否在保证期间内,风控部负责定期核实担保文件期限的有效性。


第八节 发票签收单

一、定义

发票签收单指在欠款销售业务中,我方将发票交付给客户时,客户或其委托代理人出具的书面接收证明。发票签收单是是我方已履行开票义务的依据。

二、发票签收单适用范围

原则上发票签收单适用于每笔销售业务,在付款方式为票到付款的赊销业务中,业务员必须收回加盖对方公章、财务章或合同专用章的发票签收单,以使付款时间更加明确。如发票是通过快递形式快递给客户的,还需要在快递面单上备注“内含发票号XXXX几张发票”字样并收集快递面单提交至风控部备案。


第九节 付款承诺书

付款承诺书是指客户向企业出具的、承诺在特定时间内付款并愿意承担违约责任的书面文件。付款承诺书由业务员起草,法务部负责审核,客户签订后需收回原件并交风控部备案。付款承诺书原则上应当有逾期付款的违约责任和未在承诺时间内付款的制约条款,若业务员不能与客户协商上述条款,应当与法务部进行沟通,未经法务部审核同意,业务员不得签订无违约责任和制约条款的付款承诺书。风控部在审核收回的付款承诺书时,需注意合同签订日期、合同编号、客户欠款金额、付款时间、违约金额等是否正确,客户盖章是否有效。


第五章? 应收账款催收

欠款销售业务中,债务人应根据合同约定的到期日支付货款。然而,一些债务人会习惯性、甚至恶意拖款,这就需要企业应用各种途径积极催收。


第一节 催收原则及技巧

一、回款为第一原则

二、紧扣合同条款和诉讼给予债务人施压,有理有据。

三、表达按期付款之后会有后续长久合作。

]四、明察暗访债务人经营状态。

五、针对不同的债务人企业类型和状态,制定不同的催收策略。

六、锁定债务人企业负责人,避免在他人身上浪费时间。


第二节? 债务人常见借口与应对方法

一、资金紧张

针对债务人提出的资金紧张的情况,首先需要判断情况是否属实,如确实存在短期资金紧张的情况,则询问债务人可能的回款时间,考虑下企业是否能接受,拖款时间超过七天的,企业一般不能接受,要和债务人谈违约金、签付款承诺书。在谈判的过程中,企业能作出的最大让步是债务人按同期银行贷款利率四倍支付违约金。同时把企业的催款流程以及超过七天启动诉讼程序,通过法律途径催收账款的情况告诉债务人,给其施压,让其产生紧张的心理。注意:若判断债务人是恶意欠款,则马上改变催收方式,以获取客户尽可能多的财产线索(尤其是银行账号)为主要目的,为法务部即将采取的财产保全措施提供有价值的财产线索。

二、老板或财务不在

针对客户接待人员提出的老板或财务不在的情况,首先需要询问其老板或财务什么时候能回来,什么时候能付款,并催促其积极付款。并索要其老板的电话,当场电话询问。如果多次用这个借口拖延付款,需要把企业可能要走的催款流程告诉其接待人员和负责人,给对方施压。客户接待人员提出负责人不在的情况时多数是恶意拖欠,此时根据不同情况,需要更换催收人员:1.如果是电话接待员提出老板或财务不在,则要以与其企业洽谈业务为由获取客户负责人电话,例如:电话拨通时主动提出找X总,接待人员会询问我方身份和目的,回答:“我是XX企业的(虚拟),有一笔业务需要和您们X总再谈一下,之前的条件有些改动,麻烦您告诉一下他的手机号码,我没带手机暂时没有他的手机号码,通常情况下对方接待人员会自然的告诉负责人的手机号码,获取客户负责人手机号码后,便可采取有效的电话催收方式;2.如果是实地前往该客户经营场所,前台接待人员告知此种情况,首先不要马上离开,要判断一下是否真实不在并告知前台自己坐等一下,如果客户负责人在企业,则要直接前往负责人办公室催收,此时需注意礼节,不能鲁莽。

三、逾期交货

针对对方提出的我方逾期交货的问题,要找到合同原件看下合同中有没有写明交货时间,如果没有交货时间,可以给对方说明,我方没有晚交货,而且对账函上的交货时间、付款时间是经过客户盖章认可的,请其积极履行付款义务。对于我方确实晚交货的情况,要说明对账函上的交货时间以及应付款时间都是经过对方盖章确认的,视为对合同约定的交货时间的变更,请客户按对账函上约定的付款时间履行付款义务。但是在实际业务操作过程中,很多时候企业的业务人员会口头承诺交货时间,在未能按照口头承诺期间内完成的,往往会给客户造成不好的印象,故在实际操作过程中业务人员不要轻易承诺,如果承诺就必须尽量去完成,这样才不会在回款时不留口实。

四、按票到计算

有些客户说其按票到多少天付款,我方开发票较晚,故付款时间要顺延,这时需要看下合同中有没有约定票到多少天付款,如果合同中没有此条约定,直接告诉客户,大家是严格按照合同的约定,并且客户出具的对账函上的应付款日期也是经客户盖章确认的,请客户积极回款。如果合同中约定票到多少天付款,要和业务员以及财务核实下具体的开票日期,计算出应付款时间,告诉客户。且明确告知客户如果贵司的付款要求是票到付款的,在今后的操作中明确注明,避免产生争议,但在此笔业务中必须按照合同的约定进行付款。

五、业务员口头同意延期付款

客户称业务员口头承诺客户延期付款时间的,直接告诉客户,业务员的承诺只是业务员本人的承诺,不代表企业,且要客户明确一点任何对合同条款的变更并需经双方书面盖章确认才有效,否则任何人无权变更合同。企业严格按照合同以及对账函的信息追回账款,超过七天不付款,法务部会严格按照企业流程诉讼催款。

第三节 催收方式

一、电话联系业务员

账款到期日即联系业务员询问客户回款情况,先催促业务员催促客户付款,对业务员反馈的客户回款情况做到心中有数。

二、起草催款函

对到期当天没有回款的客户,起草催款函,根据重点业务跟踪表上的应付款日期、应付款金额以及催款函模板,起草催款函。起草后的催款函,经风控部核对应付款日期、应付款金额签字确认后,盖法务部章,当天邮寄给客户,快递底单要与催款函一同归档保存。

三、催促业务员

法务人员催促业务员,给业务员施压,业务员也会同时给客户施压,只有给客户施压,才能保证货款的收回。

四、起草起诉通知函

对超期账款超过三天的客户,起草起诉通知函。借阅风控部的资料,根据风控部的资料的合同签订日期、合同签订时间、合同编号、对账函以及重点业务跟踪表上的应付款日期、应付款金额等信息,通过违约金计算表,计算出违约金数额,根据起草起诉通知函模板,起草起诉通知函。风控部对起诉通知函中的数字信息核对无误后,盖法务部章,当天邮寄给客户。

五、电话催收

对超期三天没有回款的客户,业务员催款已经起不到效果时,要以法务专员的身份给客户打电话进行催收,询问客户回款情况。通过借阅风控部的资料或在OA流程中找到相关客户信息,给其打电话,一方面是亲自了解客户的回款计划,对每笔应收账款做到心中有数;另一方面是给客户施压,告诉其企业对应收款方面的一系列流程,最主要的是要告诉客户,企业与客户也是长期合作的客户,为了维护良好的客户关系,特意告诉客户企业对超期账款的催收流程,最主要是告诉其企业对超过七天的没有回款的客户,一律需要准备起诉材料,通过法律途径进行催收,届时企业会申请财产保全措施,会查封对方的账户、土地以及房产等,查封其财产后,将会对其商业信誉以及银行贷款等产生影响,并且到时其需向我方支付本金、违约金、诉讼费、财保费等费用。通过电话给客户施压,确保账款的及时收回。电话催收的同时可以配合短信提示,口头的与文字的催收作用是不同的。

六、上门催收

上门收账当然是自行收账方式中最严厉的一种措施。也能够更加直观的了解客户拖款的原因,并可以对客户的生产经营情况进行摸底了解,以便汇报给企业领导,对下一步采取措施提供参考。面对面的交涉,可以使施加的压力最大化。函件和电话追讨无效时,应该采用这种方式,以免债务人随意搪塞。这种方式一般能让债务人说出迟付账款的真实理由,并有可能立即达成某种协议。催款应该开门见山,催款不是什么见不得人的事,拿货给钱、天经地义,也没有什么妙语,最有效的方式就是有话直说,千万别说对不起或绕弯子。

在采取行动前,先弄清造成拖欠的原因。是疏忽?还是对产品不满,是资金紧张,还是故意,应针对不同的情况采取不同的收帐策略。直接找初始联系人或采购经理、总经理。千万别让客户互相推诿牵着鼻子走。

注意:在实践中还存在“拉横幅、堵门”等形式,不建议采取。

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